Integration von Reisedaten
Lösungen zur Verbesserung der Datenqualität
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Oftmals können Ihre Reisenden nicht richtig gemonitort werden, weil Sie nicht wissen, wo sie sich befinden? Warum nicht? Unvollständige Buchungsdaten, Schreibfehler in Namen, fehlende oder falsche Telefonnummern und E-Mail-Adressen erschweren die Nachverfolgung und die Kontaktaufnahme mit Ihren Mitarbeitern. Wir bieten drei Optionen zur Lösung dieses Problems an:
Check-in Funktion
Reiseanmeldung über die Plattform
Reiseanmeldung über den persönlichen Kalender
Die Check-in Funktion ist die einfachste und genaueste Möglichkeit, die aktuelle Position eines Reisenden an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand des Namens, der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils in das Monitoring und Alerting aufzunehmen. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten überwacht, die beim letzten Check-in übermittelt wurden. Manager können den Reisenden und seine Position im Travel Monitor sehen. Nach acht Stunden ohne aktualisierte Position wird das Monitoring beendet.
Diese Funktion ist ein enormer Vorteil in Fällen, in denen die Positionsdaten eher ungenau sind, z.B. wenn die PNR-Reisedaten nur den Standort des Ankunftsflughafens angeben. Auch wenn überhaupt keine Zeit für eine reguläre Reiseregistrierung (manuell, Kalender- oder PNR-Registrierung) vorhanden war, wird der Reisende auf Knopfdruck nach wenigen Augenblicken von der Plattform überwacht und alarmiert.
Sie oder Ihre Mitarbeiter können Reisen einfach manuell im System registrieren. Alles, was Sie brauchen, sind die Reisedaten, z.B. Flug oder Projekt-/Bürostandort oder Hotelstandort.
Gehen Sie im Hauptmenü auf Meine Reisen (Koffer-Symbol) und wählen Sie Manuelle Buchung hinzufügen. Klicken Sie auf Reisende zu dieser Reise hinzufügen und verwenden Sie die Suchleiste, um den reisenden Benutzer zu finden. Füllen Sie das Formular mit den Reisedetails aus und melden Sie die Reise an. Es wird empfohlen, die Suchleiste zu benutzen, um die Adresse des Unterkunftsortes Ihres Aufenthaltes einzugeben. Sie können die Stecknadel auf der Karte auch an den Ort verschieben, an dem Sie während Ihres Aufenthalts überwacht werden möchten.
Es wird empfohlen, die Suchleiste zu verwenden, um die Adresse der Unterkunft einzugeben. Alternativ können Sie auch die Nadel auf der Karte an den Ort verschieben, an dem Sie den Reisenden verorten möchten.
Ein großer Vorteil: Sie können auch eine Reise für Ihre Kollegen und Teammitglieder anmelden. Die einzige Voraussetzung ist, dass Ihre Kollegen im System registriert sind und ein Nutzerprofil haben.
Die zweite Option ist die Reiseanmeldung über den Kalender, die es Ihren Reisenden ermöglicht, die Plattform zu jedem ihrer Termine und Reisen weltweit einzuladen. Dies gilt sowohl für die 3-tägige Städtereise mit Geschäftsterminen, wie auch für den Besuch eines Projektstandortes in einer abgelegenen Hochrisikoregion und sogar für kurze Zwischenstopps oder ein Abendessen. X-ASSIST wird der Begleiter Ihrer Reisenden sein, welcher sie proaktiv informiert, wenn ein Sicherheitsvorfall eintritt und Notfallmaßnahmen einleitet, wenn die Plattform sie in Gefahr sieht.
Registrieren Sie Ihre Reise einfach durch Ihre persönliche Kalenderanwendung – im Büro mit Ihrem Desktopcomputer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone.
Erstellen Sie in Ihrem Kalender einen Termin für die Dauer Ihrer Reise, nennen Sie Ihr Reiseziel und laden Sie die firmenspezifische E-Mail-Adresse als Teilnehmer ein. Sie finden die E-Mail-Adresse in der Plattform unter Kalender-Tracking.
Innerhalb weniger Augenblicke erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung. Dieser Link führt zu einer Webseite, auf der Sie Ihren Standort und Ihre Kontaktdaten, wie z.B. Ihre Mobiltelefonnummer, direkt hinzufügen oder aktualisieren können. Zum Schluss bestätigen Sie die Reise ... und fertig!
So fassen Sie die Vorteile der Verwendung der Kalenderverfolgung zusammen:
SCHNELL – In NUR WENIGEN Schritten: Registrieren Sie Reisen in zwei einfachen Schritten, wo immer Sie sich befinden - im Büro mit Ihrem Computer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone. Legen Sie einfach einen Termin für die Dauer Ihrer Reise an, laden Sie die Plattform als Teilnehmer ein und bestätigen Sie die Reiseanmeldung.
EINFACH – Einfach mit IHREM PERSÖNLICHEN KALENDER: Sie können Ihre Reise einfach über Ihre persönliche Kalenderanwendung registrieren. Die Plattform unterstützt alle gängigen Kalenderanwendungen, einschließlich Outlook, iCal und Gmail.
FLEXIBEL – Ihre Flüge ändern sich? Passen Sie einfach Ihren Termin im Kalender an: Sie können den Termin in Ihrem Kalender jederzeit verschieben, verlängern oder absagen. Ihre Änderungen werden sofort an die Plattform weitergeleitet.
Jeder Plattformnutzer hat Zugriff auf seine persönlichen Buchungen, Flüge, Reisen und Aufenthalte, die auf der Plattform registriert sind. Eine per Check-in übermittelte GPS-Position wird hingegen hier nicht aufgeführt. Wählen Sie Meine Reisen (Koffer-Symbol) in der Menüleiste und klicken Sie dann auf Mehr Details anzeigen, um die Details der entsprechenden Buchung zu sehen.
Sie können Buchungen, die Sie auf der Plattform selbst vorgenommen haben, bearbeiten oder löschen (manuelle Reiseanmeldung). Reisen, die über die Kalenderbuchung registriert wurden, können Sie bearbeiten, indem Sie das Ereignis in Ihrer Kalenderanwendung ändern oder löschen. Automatisch übermittelte PNR-Daten können nur durch das Reisebüro geändert werden.
